Indien u te maken heeft met dynamische archieven is het wellicht aan
te raden om dit dynamische archief digitaal te maken. De kosten voor het
digitaliseren wegen op tegen de besparing en de gemakken die het
digitale archief oplevert.
Denk hierbij aan de kortere en minder
bewerkelijke raadpleegprocedure, hierdoor kunt u ook uw werk sneller
afmaken of uw klanten bedienen. Medewerkers kunnen namelijk zelf en
direct hun archief uit een document management systeem halen.
Bij een fysiek archief ligt de
verantwoordelijkheid voor het terughalen van een document vaak bij een
secretaresse/andere medewerker. Om documenten te digitaliseren worden de
volgende stappen doorlopen;
- Opschonen / scanklaar maken
- Het verwijderen van nietjes, paperclips etc.
- Scannen van de documenten
- Controle van gescande documenten
- Indexeren van gescande dossiers
- Invoeren van gescande dossiers in DMS/ERP etc.
Vada heeft zowel de professionele scanfaciliteiten als de benodigde ICT kennis om uw dynamische archief accuraat te kunnen digitaliseren en beschikbaar te maken.
